Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (AVV)

1.Parteien und Rollen

• Verantwortlicher: du als Kundin oder Kunde von Alvelio (bzw. das Unternehmen, für das du Alvelio nutzt).
• Auftragsbearbeiter: Michel Guillod, Einzelunternehmen, Simplonstrasse 54, 2540 Grenchen, Schweiz («Alvelio», «wir»), E-Mail alvelio.ch@outlook.com.

Für die Daten deines eigenen Kontos (Name, E-Mail, Abo, Zahlung, Zustimmungen) sind wir selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung, nicht diese Vereinbarung.

2.Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Bearbeitung von Personendaten, die in deinen Inhalten vorkommen, damit wir dir Alvelio nach den AGB bereitstellen können. Die Vereinbarung gilt, solange du Alvelio nutzt und wir solche Daten bearbeiten, und endet mit der Löschung nach Ziffer 12.

3.Art und Zweck der Bearbeitung

Wir speichern, übermitteln, lesen und löschen die Daten, um für dich Texte, Bilder, Videos, Strategien und Pläne zu erstellen, Aufträge der Marketing-Assistenz auszuführen, Beiträge nach deiner Freigabe zu veröffentlichen und E-Mails in deinem Auftrag zu versenden. Wir verwenden die Daten für keinen anderen Zweck, verkaufen sie nicht und werten sie nicht für eigene Zwecke aus.

4.Kategorien von Daten und betroffenen Personen

• Daten: Namen, Funktionen, Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse), Fotos, Aussagen und andere Angaben, die du in Eingaben, Firmenprofil, Aufträge, Nachrichten, Fotos, Dateien, Gedächtnis oder E-Mails an Dritte schreibst; Empfänger deiner E-Mails; Kennzahlen zu deinen Beiträgen.
• Betroffene: deine Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und weitere Personen, die du erwähnst; Empfänger von E-Mails, die die Assistenz in deinem Auftrag schickt.
• Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Gesundheit, Religion, politische Ansichten) sind nicht vorgesehen. Du gibst sie nicht ein.

5.Deine Pflichten als Verantwortlicher

Du bist dafür verantwortlich, dass du die Daten bearbeiten und an uns weitergeben darfst, dass Betroffene informiert sind, soweit das Gesetz das verlangt, und dass Werbung und E-Mails an Dritte rechtlich zulässig sind (etwa nach UWG). Gib nur Personendaten ein, die du für die Inhalte wirklich brauchst.

6.Weisungen

Wir bearbeiten die Daten nur nach deinen Weisungen. Deine Weisungen sind die AGB, diese Vereinbarung, deine Einstellungen in Alvelio (z. B. Freigaben, Automatik, Löschfristen unter «Meine Daten») und deine Eingaben. Weitere Weisungen erteilst du per E-Mail. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir dir das. Weisungen, die über den Leistungsumfang hinausgehen, müssen wir nicht umsetzen; dann kannst du den Vertrag kündigen.

7.Vertraulichkeit

Zugriff auf deine Daten hat nur der Betreiber von Alvelio, und nur soweit das für Betrieb, Support oder Sicherheit nötig ist. Er ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Setzen wir künftig weitere Personen ein, verpflichten wir sie ebenfalls schriftlich.

8.Technische und organisatorische Massnahmen

• Verschlüsselung aller Verbindungen (TLS); Verschlüsselung der gespeicherten Daten beim Hosting-Dienst.
• Hosting und Datenbank in der EU (Frankfurt, Deutschland).
• Zugriff auf Verwaltung und Datenbank nur für den Betreiber, mit zweitem Faktor; Aktionen in der Verwaltung werden protokolliert.
• Anmeldung ohne Passwort mit zweitem Faktor; Codes, Schlüssel und Sitzungen nur als Prüfsumme gespeichert.
• Strikte Trennung der Konten in der Datenbank und beim Veröffentlichungsdienst (ein eigener Bereich pro Konto).
• Vor der Übermittlung von Texten an einen KI-Dienst ersetzen wir in allen Funktionen erkennbare Personendaten (E-Mail, Telefon, Kontonummer, AHV-Nummer, Namen mit Anrede) durch Platzhalter; Fotos, Dateien und Audio gehen unverändert.
• Daten-Minimum: automatische Löschung nach festen Fristen, Fotos ohne Standortdaten, Audio wird nicht gespeichert.
• Wöchentlicher Sicherheits-Check der Anwendung und laufende Aktualisierung der Software.

Wir passen die Massnahmen dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

9.Unterauftragsbearbeiter

Du erlaubst uns, die Dienstleister auf der Seite Unsere Partner als Unterauftragsbearbeiter einzusetzen. Wir verpflichten sie vertraglich auf mindestens gleichwertigen Datenschutz, soweit der Dienstleister das anbietet, und bleiben dir gegenüber verantwortlich.

Kommt ein Unterauftragsbearbeiter dazu oder wird einer ersetzt, passen wir die Liste an und informieren dich mindestens 30 Tage vorher per E-Mail (bei dringenden Sicherheitsgründen so früh wie möglich). Du kannst innert dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden wir keine Lösung, kannst du den Vertrag auf den Zeitpunkt der Änderung kündigen; bezahlte, nicht genutzte Zeit erstatten wir dann anteilig zurück.

10.Bekanntgabe ins Ausland

Einige Unterauftragsbearbeiter bearbeiten Daten in den USA. Wir geben Daten dorthin nur bekannt, wenn der Dienstleister unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist oder wir mit ihm die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln vereinbart haben. Länder und Garantien stehen in der Datenschutzerklärung (Ziffern 6 und 7).

11.Unterstützung, Datenschutzverletzungen und Kontrolle

• Betroffenenrechte: Wendet sich eine betroffene Person an uns, leiten wir die Anfrage an dich weiter. Mit Export, Löschfunktionen und «Meine Daten» kannst du die meisten Anfragen selbst erfüllen; darüber hinaus helfen wir dir im zumutbaren Rahmen.
• Datenschutzverletzungen: Stellen wir eine Verletzung der Datensicherheit fest, die deine Daten betrifft, informieren wir dich ohne Verzug per E-Mail, mit den bekannten Angaben zu Art, Umfang, Folgen und Massnahmen. Wir unterstützen dich bei einer Meldung an den EDÖB oder an Betroffene.
• Kontrolle: Auf Anfrage geben wir dir die Auskünfte, die du zum Nachweis dieser Vereinbarung brauchst, in der Regel schriftlich. Eine Prüfung vor Ort ist nach Absprache möglich, höchstens einmal pro Jahr, mit 30 Tagen Vorlauf, auf deine Kosten und unter Wahrung der Vertraulichkeit anderer Kunden.
• Wir unterstützen dich im zumutbaren Rahmen bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung, soweit sie Alvelio betrifft.

12.Löschung und Rückgabe

Während der Nutzung löschen wir die Daten nach den Fristen in der Datenschutzerklärung oder wenn du sie löschst. Deine Daten kannst du jederzeit unter «Das wissen wir über dich» herunterladen. Löschst du dein Konto oder endet der Vertrag, löschen wir alle Daten nach dieser Vereinbarung, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht. Inhalte, die nur in deinem Browser liegen, löschst du selbst. Eine Bestätigung der Löschung erhältst du per E-Mail.

13.Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den AGB vor, soweit es um Personendaten geht. Für Haftung, Änderungen, Recht und Gerichtsstand gelten die AGB. Soweit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) anwendbar ist, gilt diese Vereinbarung auch als Vertrag nach Art. 28 DSGVO.