Newsletter und Datenschutz: Was Schweizer KMU beachten müssen

Worum es geht

Nach Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG handelt unlauter, wer Massenwerbung per E-Mail, SMS oder einem ähnlichen Kanal verschickt und dabei nicht vorher die Einwilligung einholt, keinen korrekten Absender angibt oder nicht auf eine einfache und kostenlose Möglichkeit zur Ablehnung hinweist. Ein Newsletter mit Werbung an viele Empfängerinnen und Empfänger fällt in der Regel darunter.

Seit dem 1. September 2023 gilt zudem das revidierte Datenschutzgesetz (DSG). Es regelt, wie du E-Mail-Adressen und weitere Personendaten sammelst, aufbewahrst und nutzt. Dazu gehört, dass du die Personen informierst, zum Beispiel in einer Datenschutzerklärung.

Die Einwilligung

Am sichersten ist eine ausdrückliche Anmeldung: Die Person trägt ihre Adresse selbst ein und weiss, wofür. Ein vorab angekreuztes Kästchen oder eine Zustimmung, die im Kleingedruckten der AGB versteckt ist, ist heikel.

• Im Anmeldeformular klar sagen, was kommt und wie oft, zum Beispiel «rund einmal im Monat: Aktionen und Neuigkeiten aus unserem Laden».
• Bestätigungs-E-Mail mit Link (Double-Opt-in): in der Schweiz nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber ein guter Nachweis, dass sich die Person selbst angemeldet hat.
• Anmeldungen mit Datum speichern, damit du die Einwilligung im Streitfall belegen kannst.
• Gekaufte oder gemietete Adresslisten nicht einfach anschreiben: Oft fehlt eine Einwilligung, die sich auf deine Werbung bezieht.

Die Ausnahme für Kundinnen und Kunden

Das UWG kennt eine Ausnahme: Hast du die Kontaktdaten beim Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten und dabei auf die Möglichkeit hingewiesen, Werbung abzulehnen, darfst du diesen Kundinnen und Kunden Werbung für eigene, ähnliche Angebote schicken, auch ohne ausdrückliche Einwilligung.

Die Ausnahme ist eng. Sie gilt nur für deine eigenen, ähnlichen Angebote und nur, wenn der Hinweis auf die Ablehnung schon beim Kauf da war. Eine an der Messe abgegebene Visitenkarte ist kein Kauf. Im Zweifel holst du besser eine Einwilligung ein.

Das gehört in jeden Newsletter

• Ein korrekter Absender: dein Firmenname und eine Kontaktadresse, kein verschleierter Name.
• Ein gut sichtbarer Abmeldelink, der ohne Login und ohne Kosten funktioniert.
• Abmeldungen rasch umsetzen und die Adresse danach nicht mehr für Werbung verwenden.
• Ein Link zur Datenschutzerklärung. Darin steht, welche Daten du sammelst, wofür, und welches Versandprogramm du nutzt, auch wenn der Anbieter im Ausland sitzt.

Kurz-Check vor dem Versand

• Hat jede Person eingewilligt, oder fällt sie klar unter die Ausnahme für Kundinnen und Kunden?
• Sind Firmenname und Kontakt als Absender erkennbar?
• Funktioniert der Abmeldelink, und werden Abmeldungen umgesetzt?
• Ist die Datenschutzerklärung aktuell und verlinkt?

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Quellen

• Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), SR 241, Art. 3 Abs. 1 lit. o
• Datenschutzgesetz (DSG), SR 235.1
• BAKOM: Wann ist ein Massenversand erlaubt? (Englisch)